🎈 Percakapan Sekretaris Dengan Penelepon

berderingdan Anda sebagai sekretaris harus menangani telepon masuk dan menjawab segala informasi yang diperlukan penelepon. 1) Penelepon : Anda sebagai Sekretaris Bapak Irwansyah Direktur PT. PERKASA JAYA, Jalan Pati Purwodadi No. 27 Grobogan telp (0292) 242527 2) Masalah : Beliau ingin bertemu dengan pimpinan Anda pada hari kamis Iamengaku menjadi korban penipuan bermodus kerabat meminta uang karena kena tindak penilangan (tilang) polisi pada Selasa (2/8) siang. ADVERTISEMENT. Mula-mula, Shofia menerima telepon dari nomor yang tidak dikenal yakni 085691522984 pada 12.40 WIB. Saat diangkat, penelepon menanyakan kabar dan mengaku sebagai paman Shofia. Apabilapenelepon ingin berbicara dengan pimpinan, tanyakan maksudnya terlebih dahulu. Pimpinan mungkin meminta agar sekretaris pandai menyaring semua telepon yang masuk. Untuk dapat mengurangi kesibukan pimpinan dalam menerima telepon, sekretaris harus dapat memilih siapa yang harus diterima oleh pimpinan, dan mana yang dapat ditangani oleh RyomaEchizenPelanggan:halo, saya mempunyai masalah terhadap jaminan kesehatan usaha skretaris: ya,paak ada masalh apa dengan jaminan kesehatan perusahaan bpk? pelanggan:saya tdk bisa menggunakannya di rumah sakit sekretaris:ooh baiklah terima kasih atas info dan masalahnya nanti akan kami kabarkan jika sudah selesai trima kasiih Percakapanini banyak ditemui orang-orang dengan profesi sebagai sekretaris, customer service, resepsionis, dan lain sebagainya. Penguasaan Bahasa Inggris sendiri merupakan hal yang penting dan sebagai faktor penunjang seseorang dalam berkomunikasi dengan lawan bicaranya, terutama jika lawan bicaranya adalah orang asing. Percakapanserupa dapat juga dilakukan, apabila pimpinan sedang dinas keluar. Pada saat menjawab penelepon, sekretaris tidak perlu memberikan jawaban yang mendetail, tetapi cukup menginformasikan hal-hal yang inti saja. Sekretaris diharapkan dapat menjawab secara diplomatis setiap pembicaraan. Konteks Percakapan antara Parman (A) seorang warga desa Tambaksari dengan Warno (B) seorang sekretaris desa ketika akan Parman akan meminta surat keterangan dibalai desa Tambaksari pada tanggal 3 maret 2015 sekitar pukul 10.00 WIB. Percakapan menggunakan jalur bahasa lisan. Bentuk Komnas HAM mendapatkan sejumlah row material jadi bahan-bahan dasar gitu lah ya soal percakapan dan lain-lain sebagainya yang itu akan kami analisa lebih lanjut," pungkasnya. Diketahui, penyebab kasus penembakan hingga tewasnya Brigadir Joshua masih misteri dan memunculkan banyak spekulasi. Contohpercakapan antar sekretaris - 24727665 09taupik 09taupik 06.10.2019 Geografi Sepatu Mas Idaman. Ada yang bisa saya bantu? Penelepon : Selamat pagi, saya Ibu Mutiara selaku sekretaris Bapak Egi, dari PT. Dasar Rukun ingin berbicara dengan Bapak Rafli selaku Direktur PT. Sepatu Mas Idaman. Sekretaris : Mohon maaf Ibu Mutiara, Bapak IIE9d. Seorang sekretaris dalam melaksanakan tugas bertelepon terdapat dua kegiatan yaitu menerima telepon dan menelepon. Dalam menjalankan dua kegiatan tersebut dilandasi dengan etiket bertelepon. Berikut ini langkah- langkah yang berkaitan dengan seorang sekretaris dalam menerima telepon dan menelepon 1. Langkah- langkah Seorang Sekretaris dalam Menerima Telepon Caroline Lawalata 2012 68 mengungkapkan prosedur menerima telepon yaitu a. Ucapan Salam Sebaiknya mengangkat telepon pada deringan petama dan kedua, hindari mengangkat telepon pada deringan ketiga. Gunakan tangan kiri untuk mengangkat, sedangkan tangan kanan memegang alat tulis dan siap mencatat. Identifikasi nama perusahaan dengan cara menyebutkan nama perusahaan dan diikuti dengan ucapan salam greeting atau sebaliknya kemudian tawarkan bantuan an offer of assistance bagi si penelepon. Contoh percakapan “PT ABC, selamat pagi, dengan Desi, ada yang bisa saya bantu?” atau “Selamat pagi, PT ABC, dengan Desi, bisa saya bantu? atau “Good afternoon, welcome to your company name, this is your name. May I help you?” b. Identifikasi Melakukan identifikasi nama dan nomor penelepon. Jika penelepon menanyakan keberadaan orang lain, tanyakan dulu siapa namanya sebelum Anda memberitahukan keberadaan orang yang dicarinya. Contoh percakapan “Maaf, dengan Bapak/Ibu siapa saya bicara? Boleh tahu dari Ketika penelepon sudah menyebutkan orang yang dituju maka Anda menginformasikan bahwa telepon akan dialihkan. Contoh percakapan “Mohon ditunggu, Bapak/Ibu …. Akan saya sambungkan dengan pimpinan menyebutkan nama orang yang dituju atau “Mr./Mrs. caller if you could hold the line one moment. I’ll put you through to Mr./Mrs. ….” c. Transfer Mentransfer line telepon merupakan aktivitas menunda sementara hold sambungan telepon ke alamat yang dituju oleh penerima telepon. Sebelum melakukan pengalihan telepon, sekretaris harus menginformasikan kepada si penelepon jika telepon akan dialihkan. Jangan langsung menutup telepon ketika telepon sudah dialihkan, pastikan bahwa pimpinan, orang, atau unit yang dituju sudah benar. Informasikan juga kepada pimpinan atau orang yang dituju mengenai identitas dan tujuan si penelepon. Contoh percakapan “Bapak/Ibu pimpinan, Bapak/Ibu … dari PT … ingin berbicara dengan Bapak/Ibu pimpinan mengenai hal … Apakah bisa saya sambungkan dengan beliau?” atau “Mr./Mrs. the director, Mr. Mrs. caller is on line 1, regarding the online tutorial on telephone etiquette. She has a few queries about it. Would you able to speak with him/her?” Jika salam hitungan ketiga tidak ada yang merespon telepon Anda atau telepon yang Anda tuju sedang sibuk on line maka sebaiknya tidak membiarkan si penelepon menunggu terlalu lama, informasikan dan tawarkan kepada si penelepon. Hindari mengalihkan telepon ke orang atau unit yang salah. Contoh percakapan “Bapak/Ibu … mohon maaf Bapak/ Ibu pimpinan masih sibuk on line dan belum bias tersambung, apakah Bapak/Ibu … ingin meninggalkan pesan?” d. Pimpinan Tidak Berada di Tempat Jika pimpinan tidak ada di tempat maka sekretaris harus memberi keterangan yang sebenarnya dengan jelas tetapi tidak perlu terlalu terperinci. 18 Tabel 1 Solusi jawaban jika pimpinan tidak berada di tempat Keadaan Sebenarnya Jawaban Bijaksana dan Taktis Pimpinan ada keperluan keluarga atau pimpinan sakit  Bapak sedang tidak ada di tempat, apakah Bapak/Ibu ingin meninggalkan pesan? Pimpinan sedang menelepon on line  Pimpinan sedang melakukan pembicaraan dengan telepon lain on line, apakah Bapak/Ibu ingin meninggalkan pesan? Pimpinan sedang menerima tamu penting atau pimpinan sedang rapat dengan stafnya  Pimpinan sedang meeting, apakah Bapak/Ibu ingin meninggalkan pesan? Contoh percakapan “Maaf, Bapak pimpinan sedang tidak ada di tempat, apakah Bapak/Ibu ingin meninggalkan pesan?” atau “ caller I’m sorry but Mr./Mrs. the director is out of the office for half an hour. If you’d like to leave your number, I’ll have Mr./ Mrs. the director call you as soon as hel she returns to the office”. Sekretaris harus mengusahakan untuk memperoleh identitas penelepon secara lengkap; mencatat dengan jelas nama, nomor telepon dan pesan dari penelepon tersebut. Sebaiknya sekretaris mengulang kembali penyebutan nama, nomor telepon, dan pesan kepada si penelepon untuk menghindari kesalahpahaman suatu informasi. Semua ini harus dicatat dalam buku catatan yang sudah disediakan, jangan andalkan daya ingat karena lupa dan alpa adalah manusiawi. Contoh percakapan “Maaf Bapak/Ibu, pesannya akan saya ulang …. apakah benar?” e. Pengulangan dan konfirmasi Pastikan si penelepon percaya bahwa Anda akan menyampaikan pesannya dengan baik. “Setelah menerima pesan Baik Bapak/Ibu … saya akan mengulangi pesannya …. Apakah semuanya sudah benar, Bapak/Ibu?” Pada saat menerima panggilan telepon kerap kali kesulitan- kesulitan potensial terjadi dalam komunikasi melalui telepon, di antaranya saluran telepon yang kurang jernih, penggunaan bahasa yang berbeda dengan si penelepon, serta kesulitan dalam penggunaan alat komunikasi. Untuk itu jika Anda tidak bias mendengar apa yang dikatakan si penelepon sebaiknya sekretaris 1 Keep your cool Mencoba untuk tetap tenang walaupun menghadapi kesulitan dalam mendengar apa yang dikatakan si penelepon. Tetaplah menjaga intonasi suara Anda ketika meminta si penelepon untuk mengulang apa yang dikatakannya dengan nada suara yang sangat sopan. Hindari untuk mengatakan “What?” atau “I can’t hear you” tetapi katakan “Would you mind repeating that?” atau “Bapak/Ibu … maaf, bias diulangi sekali lagi, saya tidak mendengar apa yang disampaikan karena suara di telepon terlalu kecil atau alas an lain sesuai keadaan”. 2 Mind your pitch Atur volume berbicara, bicaralah sedikit lebih keras sehingga penelepon dapat dengan mudah mendengar apa yang dikatakan penelepon. Bila perlu volume suara yang terdapat pada telepon diperbesar. f. Ucapkan Salam Pisah Sebelum menutup pembicaraan atau di akhir pembicaraan ucapkan terima kasih dan salam, biarkan penelepon menutup teleponnya terlebih dahulu baru kemudian Anda menutup telepon; jangan pernah membanting telepon, tutuplah dengan perlahan- lahan. Akhiri setiap pembicaraan dengan ucapan salam dan terima kasih. Contoh percakapan “Bapak/Ibu … ada lagi yang bisa saya bantu? Terima kasih telah menghubungi PT ABC selamat pagi/siang/sore”. Atau “Thanks for calling Mr./Mrs. caller, goodbye”. Hartiti Hendarto dan Tulusharyono 2003 54 juga memberikan pemahaman mengenai penerimaan telepon yaitu 20 Adalah bijaksana untuk selalu menganggap penting semua telepon yang masuk. Usahakan tidak membiarkan telepon berdering terlalu lama sebab telepon yang terus menerus berdering akan menjadi sumber suara yang bising yang akan mengganggu ketenangan pimpinan. Pimpinan juga jadi bertanya- tanya apakah sekretarisnya tidak ada di tempat dan ia sendiri yang harus menjawab telepon tersebut. Bila Anda harus meninggalkan meja, atur agar ada orang yang akan menggantikan Anda mengangkat telepon dan pastikan orang itu tahu apa yang mesti dilakukan. Bila Anda masih berada di sekitar kantor, beri tahu ke mana akan pergi dan bagaimana menghubungi Anda. Bila Anda harus ke luar kantor katakana kapan Anda kembali. Segera telepon kembali mereka yang menelepon saat Anda tidak berada di tempat. b. Sekretaris harus siap mencatat segala sesuatu yang perlu dari pembicaraan telepon itu. Gerakan kedua tangan harus spontan dan sinkron, sebelah mengangkat telepon dan yang lain mengambil bolpen/ pensil untuk mencatat. Siapkan juga lembaran untuk menerima telepon agar Anda tidak kehilangan waktu untuk mengulangi hal- hal yang perlu dicatat dalam pembicaraan itu. c. Identifikasi diri anda Bila ada telepon langsung dari luar perusahaan, sebutkan nama perusahaan, nama pimpinan atau kantor Anda. Misalnya “Michiko Corporation.” atau “Mr. Smith’s Office.” Selanjutnya beri salam “Good Morning”. “Selamat Siang.” Bila telepon merupakan sambungan dari operator, sebutkan nama departemen/bagian atau nama Anda, kemudian beri salam “Sales Departemen.” “Diana.” “Good Morning, this is Diana, Mr. Smith’s secretary.” “Diana, Good Morning.” “Hello” dan “Ya” adalah dua kata yang harus dihindari karena tidak menunjukkan identitas apa- apa. Identitas yang jelas akan menghindri Anda dari pembicaraan yang tidak menentu seperti di bawah ini “Hello.” “Hello- who’s this?” “Who is this?” “This is Mary, Is that you Suzy?” “Hello Mary- yeah, this is Suzy.” “Suzy! I didn’t recognize your voice- got a cold?” “No, I’m fine…” d. Tanyakan identitas penelepon Biasanya seseorang yang menelepon langsung menanyakan orang yang ingin ditemui. Sekretaris harus menanyakan identitasnya terlebih dahulu dengan sopan “May I know who is calling, please?” Jangan katakan “Who’s this?”atau “What is your name?” Bila ia sudah menyebutkan namanya, tulis supaya tidak lupa dan membuat Anda harus bertanya lagi seperti ini “What did you say your name is?” “Sorry, please say it again.” “Repeat again, please.” Bila pengucapannya sulit, minta orang tersebut untuk mengulang sampai Anda bisa menyebutnya dengan benar “I beg your pardon.” Mintalah si penelepon mengeja nama- nama asing agar Anda tidak salah menulis atau menyebutkan. Menyebut nama orang yang telah menyebutkan namanya merupakan tindakan yang menyenangkan bagi si penelepon. Seorang penelepon dengan nama yang sulit pasti akan mengerti bila Anda harus berulang- ulang menanyakan namanya. Segera setelah si penelepon menyebutkan namanya, gunakan nama tersebut dalam percakapan selanjutnya. Demikian juga, bila seseorang sudah dua/ tiga kali menelepon, pelajari suaranya. Untuk memastikan, tetaplah bertanya “Dengan siapa saya bicara?” Namun bila sudah mengatakan siapa dirinya, sapa ia dengan akrab dengan menyebut namanya. e. Memilih telepon yang masuk. Bila ia ingin berbicara dengan pimpinan, tanyakan maksudnya terlebih dahulu. Pimpinan mungkin meminta Anda untuk menyaring semua telepon yang masuk. Untuk dapat mengurangi kesibukan pimpinan dalam menerima telepon, sekretaris harus dapat memilih siapa yang harus diterima oleh pimpinan, dan mana yang dapat ditangani oleh pejabat di bawahnya. Dari pengalaman, Anda akan memahaminya. Bila Anda orang baru dan belum paham benar kebiasan pimpinan, lebih baik salah beberapa kali daripada menolak telepon yang sebenarnya penting. Walaupun pimpinan ada di kantor, penelepon asing yang tidak mau menyebut maksud apalagi identitasnya, jangan diteruskan kepada pimpinan. Minta saja identitas dan nomor 22 teleponnya sehingga bila pimpinan benar- benar mengenal orang itu, kita bisa menghubunginya kembali. Di sini akan terlihat banyak penelepon yang sebenarnya belum dikenal pimpinan. Dalam beberapa kesempatan Anda memang harus berbohong, apalagi bila Anda tidak yakin apakah pimpinan mau menerima telepon tersebut “Mr. Smith is in a meeting. Can I help you first, Mr. Song. I am Diana, his secretary.” “Mr. Smith is with someone else at the moment. If you’d like to leave your name and telephone number, I will ask him to call you back as soon as he’s free.” “He has a visitor right now.” “He is in another part of the building. May I know who’s calling, please?” Tangani telepon yang bisa Anda tangani. Bila telepon bisa Anda selesaikan sendiri, atau Anda tahu seharusnya ditangani oleh orang lain selain bos, tawarkan kepada si penelepon. Jangan sedikit- sedikit mengganggu pimpinan. “Can I help you first, Mr. Song?” This is something Mr. Roger handle. If you like, I will transfer you to him to call you back?” “Mr. Smith is actually in change of this mtter, can I transfer your call to him?” Segera transfer telepon tersebut sambil mengatakan “Just a moment, please.” “Will you hold the line, please.” “Mohon ditunggu.” Jika Anda meminta si penelepon untuk menunggu, katakana dengan sopan dan tunggu jawabannya apakah ia bersedia “Will you hold on a second while I get one information.” “May I put you on hold?” “ Would you like to hold?” Ucapkan terima kasih setelah Anda kembali. Jangan biarkan si penelepon menunggu lebih dari 30 detik, melainkan tawarkan untuk Anda atau dia agar menelepon kembali. Bila Anda menerima telepon untuk seseorang yang bukan pimpinan, tanyakan dari mana dan segera sambungkan sambil mengatakan “Just a moment, please.” “Will you hold the line, please.” Bila yang bersangkutan tidak ada di tempat “I am really sorry, there’s no body answer the phone, He might not be in this room. If you could leave your number, I’ll make sure he call you up regarding this matter.” Buat catatan dan jangan lupa memberikan catatan itu kepada yang bersangkutan atau letakkan saja di atas mejanya sesegera mungkin. Tangani juga telepon yang salah sambung dengan sopan. atau bila Anda menerima telepon dari luar yang sebenarnya untuk bagian lain “I am sorry, this is not Personel Department. Will you hold a second I will transfer you to Jun in the Personel Department.” Jangan diputus begitu saja. f. Memberikan telepon kepada pimpinan. Kecuali bila jabatan si penelepon lebih tinggi dari pimpinan Anda, adalah bijaksana untuk menyambungkan telepon ke pimpinan setelah Anda berbicara terlebh dahulu dengan si penelepon. Hal ini untuk memastikan bahwa pimpinan menerima telepon dengan tepat dan tidak harus menunggu lagi. Jangan memberikan telepon gelap kepada pimpinan atau menutup gagang telepon sebelum pimpinan mau mengiyakan. Adalah bijaksana untuk menanyakan kesediaan pimpinan menerima telepon tersebut. Kadangkala pimpinan malah menanyakan maksud si penelepon meneleon sebelum memutuskan untuk menerimanya. Untuk itu dapatkah keterangan atau penjelasan yang memungkinkan Anda bisa menjelaskan kepada pimpinan bila ditanyakan. Tentu saja ada beberapa orang rutin menelepon dan Anda tidak perlu lagi menanyakan maksudnya. Walaupun demikian, Anda harus tetap berhati- hati agar tidak menginterupsi pimpinan dengan telepon yang tidak dikehendaki. Bila pimpinan dapat menerima telepon, segera sambungkan telepon ke pesawat pimpinan dengan menyebutkan nama si penelepon “Mr. Song is calling, would you like to accept his call?” Bila pimpinan belum bisa atau tidak mau menerima telepon tersebut katakana seperti “Mr. smith is talking on another phone- would you mind waiting a few moment, please?” Dan setelah beberapa lama “Mr. Smith is still talking. May I have him call you back just as soon as he finishes?” 24 Jangan mengatakan bahwa „pimpinan Anda sangat sibuk dan tidak bisa diganggu‟ atau „ia baru saja pergi‟ atau „ia tidak bisa menerima telepon Anda sekarang‟. Walaupun itu keadaan sebenarnya, si penelepon akan menganggap pimpinan menghindarinya atau Anda tidak mau menyampaikan teleponnya. Kadang- kadang yang pertama menelepon adalah sekretarisnya, Anda harus memastikan waktu pimpinan Anda tidak terbuang menunggu sekretaris itu menyambungkan kepada pimpinannya. Kecuali orang itu lebih tinggi atau lebih penting posisinya, mintalah Anda bicara lebih dahulu dengan pimpinannya, atau bila kira- kira sama, mintalah untuk menyambungkan bersama- sama “Can you put me first to your bos?” “Please put Mr. Song on the line, I’ll tell Mr. Smith he’s calling.” Kecuali menjawab pertanyaan, jangan biasakan mengobrol dengan orang yang ingin berbicara dengan pimpinan walaupun Anda mengenalnya cukup dekat, seperti “What a pleasant surprise, Mr. Song. Mr. Smith with some visitors, I’ll see first if he be disturbed.” Bila pimpinan tidak sibuk dan bisa menerima telepon tersebut, segera sambungkan “I’ll put you through Mr. Smith right now.” Atau katakana langsung kepada pimpinan Anda “Mr. Smith, Mr. Song is on line 3.” Ada juga beberapa orang yang akan selalu diterima oleh pimpinan bagaimanapun sibuknya ia “Mr. Smith is on meeting at the moment, but I’ll see if he can leave it for a few minutes.” Jangan diumumkan siapa yang menelepon sehingga peserta meeting lainnya mengetahui, melainkan berikan note kecil siapa yang menelepon. Bila ternyata pimpinan tidak mau diganggu “I am sorry, Mr. Smith can not leave his meeting right now. May he call you back as soon as he finishes his meeting.” “I am sorry, he can not leave his meeting now but he asked me to help you, I am Mr. Smith assistant.” “He is with some visitors. Perhaps it might be better if he called you back later. May I tell him what you’re calling about?” Jangan bertanya „Is it important?‟ Tentu saja si penelepon akan selalu mengatakan maksudnya sangat penting. Ungkapan- ungkapan di bawah ini bias digunakan untuk mengakhiri sebuah pembicaraan telepon “I’ll glad to give Mr. Smith your message, Mr. Song.” Kadang- kadang sekretaris terpaksa mengehntikan pembcaraan karena beberapa lasan. Akhiri pembicaraan Anda dengan pertanyaan maaf, tetapi biarkan si penelepon yang menutup gagang telepon terlebih dahulu “Excuse me, Mr. Song, but I have another line waiting. Would you like me to call back?” Kesalahan yang sering dilakukan sekretaris adalah sikap mereka yang terlalu ingin melindungi pimpinan mereka. Harus diingat bahwa terkadang orang yang menelepon justru orang yang dibutuhkan oleh pimpinan. Seyogyanya bertindak terbuka dan netral, selalu berhati- hati dan melayani dengan seramah dan sesopan mungkin kepada siapa pun yang menelepon pimpinan. Untuk bis menyaring penelepon yang tidak enting, Anda harus mendiskusikan dengan pimpinan agar diberikan arahan langsung tentang berbagai situasi. Beberapa hal yang dapat dilakukan apabila pimpinan tidak di tempat 1 Berhati- hati dan bijaksana dalam memberikan keterangan. Walaupun sekretaris mengetahui bagaimana meghubungi pimpinan, jangan memberikan lokasi, kegiatan, dan keadaan pimpinan saat iyu, kecuali bila keadaan mengharuskan. “Mr. Smith a away from the office. May I know who is calling?” “He is not in, but I am expecting him to return in about two hours.” “Mr. Smith is out of town for two weeks, is there anything I can do first to help you?” “Mr. Smith is out and I don’t expect him until late this afternoon, may I help you first?” Tetapi jangan mengatakan “Mr. Smith is out.” “He never came back from lunch.” “He should have been back two hours ago.” “I don’t know where he is.” “I haven’t slightest idea when he will be back.” Banyak pimpinan sekarang mudah dihubungi dengan handphone-nya. Anda tidak berhak dan untuk itu jangan pernah memberi tahu nomor handphone pimpinan Anda apalagi telepon rumah dan hal- hal lain yang sifatnya pribadi. Katakan saja untuk meninggalkan pesan dan bila mungkin pimpinan anda yang akan menelepon kembali. 26 2 Berusahalah mendapatkan keterangan selengkapnya dari penelepon. Bila ia menanyakan bagaimana menghubungi pimpinan Anda, tanyakan nomor teleponnya dan tawarkan agar Anda yang akan menelepon kembali. 3 Catat segala pesan dari si penelepon dengan teliti bila pesanya panjang, percepat dengan steno,jangan biarkan si penelepon hilang kesabaran karena reaksi Anda yang lambat. 4 Segera setelah pimpinan kembali, berikan catatan telepon- telepon yang masuk yang sudah diketik/ disusun rapi. Atau apabila pimpinan menelepon dan menanyakan pesan- pesan telepon, dibacakan sat per-satu. Juga beri tahu penelepeon yang tidak meninggalkan pesan. Sedangkan penerimaan telepon menurut Rumsari Hadi Sumarto dan Lukas Dwiantara 2000 15- 18 Prosedur Menerima Telepon Tata cara menerima telepon Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama, maksimal tiga kali berdering, segeralah angkat dan jawab dengan sopan; Bersikaplah bijaksana dalam menanggapi penelepon. Siapa pun yang menelepon adalah penting dan patut dilayani dengan sebaik-baiknya; Jangan memulai pembicaraan hanya dengan ucapan kata halo, tetapi langsung menyebutkan nama organisasi atau perusahaan tempat kita bekerja. Jangan menggunakan pesawat telepon di tempat kerja untuk kepentingan pribadi atau terlalu lama berbicara dengan si penelpon. Sekretaris yang pada umumnya wanita, sering tergoda dengan “hobi ngerumpi.” Dalam hal ini, kita harus mampu menempatkan diri kita sebagai petugas kantor. Hindari percakapan melalui telepon apabila tidak begitu perlu. Namun, apabila memang ada kepentingan pribadi yang begitu mendesak untuk dibicarakan, kita dapat menggunakan hubungan telepon dengan bijaksana. Artinya, bicara seperlunya tanpa menggangu tugas kita. Berusahalah mendengarkan mitra bicara kita. Jangan melamun atau bersikap tidak tertuju pada pembicaraan sehingga kadang-kadang kita meminta penelepon untuk mengulangi pembicaraan dengan ungkapan, “apa, bisa diulang?” Sungguh hal yang tidak sopan bila kita mengungkapkan hal demikian. Oleh karena itu, konsentrasikan pikiran kita pada percakapan tersebut. Jangan mengucapkan kata-kata yang menyinggung perasaan. Sebaliknya, bicaralah dengan sikap yang menyenangkan. Mungkin kita mendapat perlakuan yang kurang enak dari percakapan melalui telepon, tetapi sebaiknya kita dapat menahan diri untuk tidak mengucapkan kata-kata kasar, bahkan sampai menyinggung perasaan penelpon. Bagaimanapun juga, seorang sekretaris harus tetap ramah dan sopan di dalam percakapan lewat telepon. Berusahalah untuk menanggapi maksud pembicara dengan cepat dan memberi kesan bahwa orang yang kita ajak bicara diperhatikan seperti layaknya kita berhadapan langsung dengannya. Berbicaralah dengan tempo yang tepat, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat. Bila kita berbicara terlalu cepat, orang yang berkomunikasi dengan kita sering tidak memahami isi pembicaraan kita. Sebaliknya, bila kita berbicara terlalu lambat, orang akan cepat bosan karena harus menunggu terlalu lama untuk memahami maksud pembicaraan kita. Jangan pula berbicara dengan suara terlalu keras . Perhatikan volume suara, ucapkan dengan kata yang jelas, lancar, dan kecepatan yang normal. Sebut nama dan jabatan orang yang akan dituju, di samping pokok pembicaraan. Jangan sampai sesudah menghubungi nomor tertentu, kemudian kita bertanya, Saya harus berbicara dengan siapa ya? Ada baiknya kita tanyakan apakah saat ini memang waktu yang tepat untuk berbicara. Barangkali saat ini orang yang kita tuju sedang sibuk, sehingga kita terpaksa mengganggu di sela-sela kesibukannya. Jangan menganggap bahwa panggilan telepon merupakan gangguan terhadap pekerja. Bicaralah seperlunya sesuai dengan maksud pembic araan dan jangan bicara di telepon sambil makan atau berdecak. Catat hal-hal penting yang akan disampaikan. Bersegeralah minta maaf jika membuat kesalahan-kesalahan pada waktu bertelepon. Akhiri pembicaraan dengan tepat. Jangan lupa mengucapkan terima kasih thank you dan kembali you are welcome, serta mengucapkan salam Selamat pagi atau Selamat siang ketika mengakiri pembicaraan. Letakkan gagang telepon dengan perlahan. Langkah-langkah dan Teknik Menerima Telepon a. Teknik Mengangkat Telepon  Setiap kali telepon berdering, harus segera diangkat, jangan sampai dering telepon berbunyi lebih dari tiga kali, sebab akan mengganggu suasana kerja. Karena letak ruang sekretaris berdekatan dengan ruang pimpinan, dering telepon yang terus -menerus pasti akan mengganggu konsentrasi pimpinan.  Saat menerima telepon, angkat gagang telepon dengan tangan kiri, sementara itu tangan kanan siap dengan alat tulis. b. Menyiapkan Buku Catatan Siapkan buku catatan dan alat tulis untuk mencatat hal-hal yang penting. Sekretaris harus dapat bekerja secara efektif dan efisien dengan menggunakan kedua tangannya, tangan kiri memegang gagang telepon, tangan kanan mencatat pesan yang disampaikan. c. Memberi Salam Kepada Penelepon Berilah salam sesuai dengan waktu kepada penelepon. Kemudian, sebutkan identitas perusahaan tempat kita bekerja nama kantor atau nomor telepon dan nama penerima telepon. Bila penelepon lebih dulu mengucapkan salam dan kemudian menyebutkan identitas dirinya, kita tidak cukup menyapanya dengan bapak, ibu, atau saudara, tetapi tambahkan identitas diri penelepon, misalnya Bapak Djoko. Jika penelepon tidak menunjukkan identitas dirinya, kita dapat mengajukan dengan pertanyaan, misalnya “Maaf dapatkah saya mengetahui dengan siapa saya berbicara?; atau “Maaf,” bolehkah saya mengetahui mengetahui nama Bapak/Ibu/Saudara?; Tetapi jangan sampai kita bertanya seperti anak kecil, misalnya, “Ini siapa sih.” Walaupun percakapan dilakukan melalui telepon, tutur kata harus diperhatikan agar tidak menyinggung perasaan penelpon. d. Membuka Pembicaraan Jika penelpon ingin berbicara dengan pimpinan dan pimpinan kita ada di tempat kerja, katakan kepadanya untuk menunggu sebentar karena kita harus menstranfer hubungan tersebut ke telepon pimpinan. Jika ternyata pimpinan sedang tidak mau diganggu, dengan bijaksana kita dapat mengatakan bahwa pimpinan sedang tidak berada di tempat kerja atau dengan alasan yang lain. Hal ini biasanya terpaksa dilakukan apabila pimpinan sedang mengadakan rapat. Kita dapat segera menginformasikan keberadaan pimpinan, misalnya dengan mengatakan, “Maaf, Bapak pimpinan sedang mengadakan rapat, apakah Bapak/Ibu ingin meninggalkan pesan yang dapat saya sampaikan kepada beliau?” Percakapan serupa dapat juga dilakukan, apabila pimpinan sedang dinas keluar. Pada saat menjawab penelepon, sekretaris tidak perlu memberikan jawaban yang mendetail, tetapi cukup menginformasikan hal-hal yang inti saja. Sekretaris diharapkan dapat menjawab secara diplomatis setiap pembicaraan. Misalnya, jika pimpinan sedang menelpon seseorang, agar penelpon tidak terlalu lama menunggu, katakan bahwa pimpinan sedang on line atau sedang melakukan pembicaraan dengan telepon lain. Anda tidak perlu mengatakan pimpinan sedang bercakap-cakap dengan Bapak Soeryanto dari Unesa. Jika kebetulan pimpinan tidak berada di tempat, Anda dapat juga mengajukan pertanyaan, apakah berkenan dihubungkan dengan wakil pimpinan. Hindari pembicaraan hanya dengan sapaan kata halo saja. Sebutkan nama Anda/jabatan Anda/nama perusahaan. Contoh  “Selamat pagi, PT DANA PERTAMA, di sini,”  “Selamat siang, di sini PT DANA PERTAMA,”  “Selamat sore, PT DANA PERTAMA, dengan Fina di sini” Apabila telepon itu datang dari dalam instansi sendiri, penerima telepon dapat menjawab sebagai berikut.  “Selamat siang, dengan Septiani di sini”  “Pesawat 213, selamat siang”  “Administrasi Perkantoran, Septiani di sini.” Jika penelepon tidak menyebutkan identitasnya, penerima telepon dapat nbertanya  “Bolehkah saya mengetahui siapa yang sedang bicara?”  “Bolehkah saya mengetahui dengan siapa saya bicara?” Hindari pertanyaan seperti berikut. “Siapa ini?”, atau “siapa sih ini?” atau “Anda siapa?” atau “Siapa yang bicara?” e. Hubungkan Segera Penelepon dengan Nama/Nomor yang Dikehendaki Yakinkan siapa orang yang akan dihubungi/dicari karena penelepon akan sangat kecewa bila yang dihubungi tidak sesuai dengan yang dikehendaki. Sebagai contoh Yang ingin dihubungi Ardi, bukan Andi. Yang ingin dihubungi Halimah, bukan Fatimah. Sebaiknya penerima telepon mempunyai urutan alfabet untuk memudahkan dalam mengeja nama maupun kata-kata yang kurang jelas. Contoh Kode abjad untuk memperjelas atau menegaskan ucapan dapat dilihat di bawah ini. f. Menciptakan Kesan yang Baik 1. Jika penelepon ingin berbicara langsung dengan atasan perusahaan, jawablah dengan lembut atau sopan. “Dapatkah Bapak/Ibu menunggu sebentar?” “Ya, Pak/Bu, apakah dapat menunggu?” Hindari ucapan “Tunggu yah” atau “Bentar yah.” 2. Apabila penelepon bersedia menunggu sebelum disambungkan kepada yang dituju, ucapan “Terima kasih atas kesabaranmenunggu Bapak/Ibu. Sekarang Bapak/Ibu dapat berbicara dengan Bapak/Ibu ……….” 3. Jika orang yang dicari atau diajak bicara oleh si penelepon sedang keluar, penerima telepon harus a Memberikan keterangan kepada penelepon tentang ketidak hadiran orang yang dicari secara singkat, tetapi tetap sopan, hati-hati, dan menyenangkan. Contoh ucapan yang baik - “Bapak/Ibu …. sedang keluar, dapatkah saya membantu Anda?” - “Bapak/Ibu …. sedang keluar, dapatkah Anda menelepon kembali?” - “Bapak/Ibu …. sedang keluar, apakah Anda akan meninggalkan pesan?” b Berusaha untuk mendapatkan keterangan selengkapnya tentang identitas penelepon. 4. Kadang-kadang penerima telepon harus menjawab telepon dengan kondisi atau keadaan yang bukan sebenarnya tentang kegiatan dan keadaan pimpinan. Hal ini karena kondisi mengharuskan. Oleh karena itu, penerima telepon harus dapat menjawab dengan bijaksana. 5. Ketika penelepon berbicara, penerima telepon harus mendengarkan baik-baik dan jangan mengganggu pimpinan. Di sela-sela pembicaraan, penerima telepon sebaiknya memberikan respon dengan kata-kata - “Ya” - “Tentu” - “Ya, saya tahu” - “Benar”, dan sebagainya 6. Jika penelepon salah sambung, penerima telepon berbicara “Maaf Anda telah salah sambung, di sini 7431265” identitas penerima telepon. g. Mencatat Pesan Apabila telepon tidak dapat disambungkan kepada yang dituju, penerima telepon harus 1. mencatat segala sesuatu yang diperlukan; 2. memberikan keterangan yang jelas dan lengkap; 3. menanyakan kepada penelepon nama dan nomor teleponnya, hal ini penting bila penerima telepon atau pimpinan ingin menelepon kembali; 4. menghindari kesalahan-kesalahan isi pesan dari si penelepon dengan cara menyebutkan kembali pesan tersebut; 5. sampaikan pesan tersebut kepada yang berhak menerima; Untuk itu, penerima telepon harus selalu menyiapkan formulir atau lembar pesan block note dan alat tulis di sekitar tempat telepon. h. Salam Penutup Jika telah menyelesaikan pembicaraan dengan penelepon, penerima telepon sebaiknya mengucapkan “Selamat pagi” atau “siang” atau “sore” dan jangan meletakkan gagang telepon mendahului penelepon, tunggu sampai gagang telepon diletakkan atau telepon ditutup selama dua atau tiga detik oleh penelepon. Adapun sopan-santun dalam menerima telepon adalah sebagai berikut 1. Jawablah telepon dengan segera maksimal 3 kali dering. 2. Informasikan dengan jelas identitas perusahaan, departemen atau diri anda. 3. Berikan salam sesuai waktu pada penelpon dengan ramah. 4. Cari tahu siapa nama penelpon tersebut. 5. Jadilah orang yang penuh perhatian. Dengarkan pembicaraan tamu dengan seksama, jangan memotong pembicaraan dan kuasai informasi dengan sejelas mungkin. 6. Gunakan magic word yaitu kata-kata yang halus sehingga menyentuh sanubari, seperti maaf, silahkan, terima kasih dsb. Prosedur Menerima Telepon Yang Benar Langkah-langkah untuk menangani telepon masuk adalah sebagai berikut 1. Identifikasi Nama Diri atau Perusahaan Sebutkan nama anda, nama perusahaan, nama bagian atau nomor telepon diikuti dengan ucapan salam. Jika telepon masuk berasal dari luar perusahaan sebutkan nama perusahaan atau nomor telepon perusahaan. Contoh PT MAWAR MERAH, Selamat pagi 774773, Selamat siang Jika telepon masuk berasal dari lingkungan perusahaan sendiri sebutkan nama bagian atau nomor extention. Contoh Departemen Pemasaran, Selamat siang Pesawat 212, Selamat pagi 2. Lakukan Penyaringan Topik Pembicaraan Seleksilah isi materi yang dibicarakan penelepon. Hal ini untuk menghindari pembicaraan yang sifatnya rahasia atau pembicaraan yang bukan merupakan kewenangannya. Disamping itu juga dimaksudkan untuk mengurangi kesibukan kantor yang tidak perlu. Penyaringan topic ini meliputi hal-hal sebagai berikut 1 Mengidentifikasi nama dan nomor telepon penelepon 2 Menanyakan alamat yang ingin dituju 3 Menanyakan maksud pembicaraan Untuk melakukan penyaringan ini dapat menggunakan pertanyaan-pertanyaan seperti berikut 1 Kalau boleh tahu dengan siapa dan nomor berapa saya bicara 2 Bapak/Ibu/Saudara ingin bicara dengan siapa 3 Boleh saya tahu hal yang ingin dibicarakan, dsb. 3. Pelayanan Telepon jika Yang Dituju sedang Tidak ada Di tempat Pada saat orang yang dituju sedang tidak ada di tempat, maka penerima telepon harus dapat 1 Memberi keterangan yang sebenarnya dengan jelas tapi tidak mendetail. Keadaan sebenarnya Jawaban bijaksana dan taktis Pimpinan sedang menerima tamu penting Bapak sedang bicara, Apakah Bapak/Ibu/Saudara ingin meninggalkan pesan? Pimpinan ada keperluan keluarga Bapak tidak masuk kantor, Apkah Bapak/Ibu/Saudara ingin meninggalkan pesan? Pimpinan sedang rapat dengan stafnya Bapak sedang memimpin rapat, Ada pesan yang dapat saya sampaikan? 2 Usahakan memperoleh identitas penelepon secara lengkap, dengan cara mengajukan pertanyaan-pertanyaan misalnya sebagai berikut a Kalau boleh tahu dengan siapa dan nomor berapa saya bicara? b Bapak/Ibu/Saudara ingin bicara dengan siapa? c Boleh saya tahu hal apa yang ingin dibicarakan? d Dst sesuai kebutuhan. Prosedur MenerimaTelepon Keluar Tata cara melakukan panggilan keluar adalah Persiapkan segala sesuatu sebelum menelepon Dengarkan nada panggil Sebutkan identitas diri anda Utarakan maksud dan tujuan anda menelepon Pikirkan waktu orang lain jika maksud dan tujuan menelepon sudah terpenuhi, segera akhiri percakapan. Hal-hal yang harus dihindari sekretaris dalam berkomunikasi melalui telepon 1. Memakai bahasa informal, terutama kepada orang yang belum akrab/asing 2. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon 3. Berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen 4. Berbicara terl alu banyak basa-basi 5. Berbicara dengan nada kasar atau membentak 6. Berbicara dengan nada memerintah 7. Penelpon dibiarkan menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan, hanya bunyi musik yang diperdengarkan 8. Panggilan telepon disambungkan ke alamat yang salah berkali-kali 9. Nada dan intonasi yang terkesan malas atau tak ramah Dear Readers, Kantor adalah sebuah kata serapan dari bahasa Belanda kantoor, dan dari bahasa Perancis comptoir yang merupakan sebuah sebutan untuk tempat yang digunakan untuk perniagaan atau perusahaan yang dijalankan read more Dear Readers, Topik hari ini, saya akan mengulas tentang kalimat Simple Past Tense. – Simple Past Tense adalah sebuah basic tense yang harus dikuasai oleh peserta didik di dalam memahami read more Dear Readers, Adakah diantara kalian yang ingin menjadi seorang Boss atau Karyawan di suatu hari nanti? Pasti kalian lebih memilih untuk menjadi Boss, ya apa iya? 😀 Ya… doaku selalu menyertai kalian, read more Dear Readers, – Artikel hari ini, saya akan memberikan kalian Kumpulan Dialog Bahasa Inggris Tentang Bisnis Lengkap Dengan Terjemahan dan Pembahasan Materi. Temukan materi terkait contoh dialog di bawah ini read more Dear Readers, Adakah diantara kalian yang ingin menjadi seorang Boss atau Karyawan di suatu hari nanti? Pasti kalian lebih memilih untuk menjadi Boss, ya apa iya? 😀 Ya… doaku selalu menyertai kalian, read more Dear Readers, Adakah diantara kalian yang ingin menjadi seorang Manajer atau Sekretaris di suatu hari nanti? Ya… doaku selalu menyertai kalian, sobat. Amin. Jika kalian berada di sebuah kantor. Biasa akan read more

percakapan sekretaris dengan penelepon